Čtyři dny a mnoho souvislostí
Pro CZECHOSLOVAK GROUP jsme připravovali čtyřdenní incentivní pobyt ve Vysokých Tatrách pro přibližně 300 členů TOP managementu. Rozsahem a odpovědností to pro mě byla dosud nejnáročnější realizace. Projekt spojoval dopravu, pobytové zázemí, program v horách a spolupráci mnoha lidí.
Zajišťovali jsme ubytování, letištní transfery, další dopravu, gastronomii, horské a sportovní aktivity i technické zázemí. Součástí práce byla koordinace dodavatelů a bezpečnosti. Jednotlivé služby tak tvořily části jednoho pobytu. Bylo potřeba připravovat je s ohledem na to, jak na sebe budou navazovat během celých čtyř dnů.
Moje role spočívala ve strategii přípravy, koordinaci týmu a řešení návazností programu. Právě návaznosti považuju za důležitý klíč k pochopení rozsahu takové akce. V přehledu služeb je doprava jedna položka a program další. Pro účastníka ale tvoří součást jednoho dne a očekává, že budou fungovat společně.
Horský program potřebuje varianty
Horské prostředí bylo výraznou součástí pobytu. V osobním životě mám hory rád, při přípravě tohoto projektu jsem se na ně díval také přes možnosti programu, dopravu a bezpečnost. Místo vytvářelo příležitosti pro zážitky a současně určovalo podmínky, se kterými bylo potřeba v přípravě počítat.
Zásadní byla příprava variant podle počasí. Patřila k práci na horském a sportovním programu i k udržení přehledu o celém průběhu. Když o projektu mluvím, nechci tuto část ztratit za fotografiemi z hor. Připravenost na různé podmínky byla jednou z podstatných součástí mojí odpovědnosti.
Při přemýšlení o variantách programu je důležité vidět také jejich souvislosti. Jiný způsob využití dne se může dotýkat dopravy, lidí, technického zajištění nebo dalších částí pobytu. Právě proto pro mě příprava takové realizace znamená spojovat rozhodnutí dohromady a posuzovat, co budou znamenat pro ostatní.
Lidé musí mít stejné informace
Vedle přípravy bylo důležité průběžné předávání informací týmu. Na jednom rozhodnutí se mohou podílet lidé z několika oblastí a další podle něj pokračují ve své práci. Moje role v koordinaci proto zahrnovala přehled o tom, co na sebe navazuje a kdo potřebuje znát aktuální informace.
U pobytu pro přibližně 300 lidí není rozsah zajímavý jen počtem účastníků. Znamená také množství služeb a lidí, kteří se podílejí na jejich zajištění. Za programem, který host vnímá jako celek, je řada samostatných částí přípravy. Jejich sladění tvořilo velkou část náročnosti tohoto projektu.
Tohle je stránka eventů, která mě zajímá vedle samotného konceptu. Nápad dostává hodnotu ve chvíli, kdy se podaří propojit místo, program a fungující zázemí pro lidi. V Tatrách se tyto oblasti potkaly ve velkém rozsahu. Výsledek vznikal společnou prací našeho týmu a dodavatelů.
Výsledek, důvěra i nedostatky
Objevily se i dílčí nedostatky, které neohrozily průběh akce. Považuju za důležité tuto skutečnost zmínit společně s výsledkem. Úspěšná realizace pro mě není důvod přestat vnímat věci, které nebyly dokonalé. Při hodnocení chci mít prostor pro to, co fungovalo, i pro pohled na místa, která si zaslouží další pozornost.
Zpětná vazba byla velmi pozitivní a klient nás následně oslovil s další poptávkou. Cením si této důvěry i lidí, kteří za realizací stáli. Tatry pro mě zůstávají konkrétní zkušeností s velkým rozsahem příprav a odpovědností za to, aby jednotlivé části společně dávaly smysl.